Der Alltag eines Kleinunternehmers bzw. einer Buchhaltung sieht so aus: Belege sammeln, einheften, zuordnen, archivieren, zum Steuerberater fahren, Belege suchen, etc.

Wir bieten ein digitales Beleg Management System, das von Anfang bis Ende durchdacht ist und am besten mit einem einfachen Beispiel zu erklären ist:

Sie erstellen ein Angebot – das wird in unser Beleg Management System, kurz BMS digital erfasst und einem Projekt zugeordnet. Ihr Kunde nimmt das Angebot an und schickt Ihnen eine Bestellung – auch diese digitalisieren Sie im BMS und ordnen sie dem Kundenprojekt zu.

Im Laufe des Projektes erhalten Sie Lieferscheine für Materialien, die Sie beim Kunden einsetzen. Diese können gleich bei der Materialübernahme an Ort und Stelle gescannt und digital im BMS abgelegt werden. Der Lieferschein wird dem Projekt zugeteilt und ist von nun an für immer sofort auffindbar und revisionssicher archiviert.

Wenn Sie überprüfen wollen, ob Sie eine Lieferanten-Rechnung bezahlen sollen, werden im BMS automatisch alle relevanten Lieferscheine, Angebote und Bestellungen aufgelistet. Sie können dann sofort über die Software die Angaben prüfen und freigeben.

Im Büro laufen alle Daten zusammen. Jeder Beleg ist mit dem Projekt verknüpft und alle Abläufe sind transparent zugänglich. Auch Bankkonten können mit der Software verknüpft werden: Zahlungseingänge sind somit direkt erkennbar und Rechnungen können nach Freigabe automatisch bei Fälligkeit ausgelöst werden. Sie können sogar Ihr ERP System mit dem Beleg Management System synchronisieren. Dadurch erhalten Sie beispielsweise unmittelbar einen Überblick, ob das Projekt noch im Budget ist.

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